При оформлении документов важно различать обязательные и необязательные реквизиты. Необязательные элементы могут присутствовать в документе, но их отсутствие не влияет на юридическую силу документа.
Содержание
Общие необязательные реквизиты документов
Следующие элементы не являются обязательными для большинства документов:
- Гриф ограничения доступа (если документ не содержит конфиденциальной информации)
- Эмблема организации или товарный знак
- Код документа по классификатору
- Ссылка на номер входящего документа (для ответных писем)
- Отметка об исполнителе (кроме некоторых видов организационно-распорядительных документов)
Необязательные реквизиты для разных типов документов
Договоры и соглашения
| Реквизит | Примечание |
| Преамбула | Хотя и рекомендуется, но не является обязательной |
| Печати сторон | Для юридических лиц не обязательны с 2016 года |
| Юридические адреса | Достаточно указания наименования сторон |
Кадровые документы
- Фотография сотрудника в приказе о приеме на работу
- Подпись работника на приказах (кроме некоторых случаев)
- Номер трудового договора
Первичные учетные документы
- Штрих-коды или QR-коды
- Дополнительные подписи (кроме установленных законом)
- Основание для составления документа
Реквизиты, которые часто ошибочно считают обязательными
- Печать организации (для многих документов больше не требуется)
- ИНН физического лица
- Контактные телефоны сторон
- Дата регистрации документа (отличная от даты составления)
- Гриф утверждения (для документов, не требующих утверждения)
Как определить обязательные реквизиты
Чтобы точно определить, какие реквизиты обязательны для конкретного документа, следует руководствоваться:
- Требованиями законодательства (ГК РФ, ТК РФ, закон о бухучете и др.)
- Отраслевыми стандартами делопроизводства
- Локальными нормативными актами организации
- Сложившейся деловой практикой
Важно знать
Отсутствие необязательных реквизитов не делает документ недействительным, но их наличие может упростить работу с документом и предотвратить возможные споры.
