Организация документооборота и хранения документации является обязательным требованием для общества с ограниченной ответственностью. Рассмотрим нормативные требования и практические рекомендации по хранению документов.
Содержание
Организация документооборота и хранения документации является обязательным требованием для общества с ограниченной ответственностью. Рассмотрим нормативные требования и практические рекомендации по хранению документов.
Обязательные документы для хранения
- Учредительные документы (устав, решение о создании)
- Документы о регистрации и изменениях
- Бухгалтерская и налоговая отчетность
- Кадровые документы
- Договоры и первичные документы
Требования к хранению документов
1. Сроки хранения
| Тип документа | Срок хранения |
| Уставные документы | Постоянно |
| Бухгалтерская отчетность | 5 лет |
| Первичные документы | 5 лет |
| Кадровые документы | 50-75 лет |
2. Организация хранения
- Выделите специальное помещение или сейф
- Обеспечьте защиту от влаги и огня
- Систематизируйте документы по видам и годам
- Ведите журнал учета движения документов
Электронный документооборот
- Используйте сертифицированные системы ЭДО
- Обеспечьте резервное копирование данных
- Применяйте электронную подпись
- Соблюдайте требования к форматам файлов
3. Уничтожение документов
- Составьте акт о выделении документов к уничтожению
- Проверьте истечение сроков хранения
- Организуйте уничтожение с соблюдением конфиденциальности
- Зафиксируйте факт уничтожения в журнале
Ответственность за нарушение хранения
За нарушение правил хранения документов предусмотрена административная ответственность по статье 13.20 КоАП РФ с штрафом до 5 000 рублей для должностных лиц. Утрата важных документов может привести к проблемам при налоговых проверках и судебных спорах.
